- QuickBooks Cleanup
Tus números deberían contar una historia que tenga sentido.
Cuando QuickBooks no coincide con la actividad de tu banco, los saldos de tus clientes no reflejan la realidad o tus reportes financieros simplemente no tienen sentido, el problema puede estar en las transacciones que hay detrás de esos números.
¿Qué es un QuickBooks Cleanup?
Un QuickBooks Cleanup es el proceso de identificar y corregir problemas de bookkeeping que se han acumulado dentro de tu archivo de QuickBooks Online.
Estos problemas pueden incluir cuentas bancarias o tarjetas de crédito sin conciliar, transacciones duplicadas, transacciones faltantes, clasificaciones incorrectas, saldos inusuales, problemas pendientes en Accounts Receivable o Accounts Payable, y transacciones que habían sido conciliadas anteriormente pero después fueron modificadas o eliminadas.
Un cleanup no debería limitarse a hacer que los números parezcan correctos.
El objetivo es identificar qué causó el problema, corregir las transacciones que lo originaron cuando sea posible y dejar tus libros en condiciones que reflejen con mayor precisión la actividad financiera de tu compañía.
¿Cuándo necesita cleanup un archivo de QuickBooks?
Tus libros podrían necesitar un cleanup si:
- El saldo de QuickBooks no coincide con tus estados de cuenta bancarios.
- Tus cuentas bancarias o tarjetas de crédito llevan meses o años sin conciliarse.
- Tu Profit & Loss muestra ingresos que no tienen sentido.
- Accounts Receivable muestra clientes que ya no te deben dinero.
- Accounts Payable muestra facturas que ya pagaste.
- Se han acumulado transacciones duplicadas.
- Unapplied Cash Payment Income aparece en tu Profit & Loss.
- Se han acumulado transacciones sin categorizar.
- Transacciones previamente conciliadas fueron modificadas o eliminadas.
- Tu Chart of Accounts se ha desorganizado.
Qué Necesitamos de Ti
Para revisar y realizar correctamente el cleanup de tu archivo de QuickBooks, necesitamos acceso a los registros que nos permitan verificar lo que realmente ocurrió.
- Acceso a QuickBooks Online
Invita a BK PROS a tu cuenta de QuickBooks Online como usuario contador (Accountant User) para que podamos revisar directamente las transacciones, cuentas, conciliaciones y reportes financieros.
- Estados de Cuenta Bancarios
Proporciona los estados de cuenta bancarios correspondientes a los periodos incluidos en el cleanup. Estos nos permiten comparar la actividad registrada por tu institución financiera con las transacciones registradas en QuickBooks.
- Estados de Cuenta de Tarjetas de Crédito
Si tienes tarjetas de crédito de tu negocio registradas en QuickBooks, también podríamos necesitar los estados de cuenta correspondientes a los periodos que se van a revisar.
- Estados de Cuenta de Procesadores de Pago
Si recibes pagos a través de servicios comerciales o procesadores de pago, podríamos solicitar esos estados de cuenta cuando sean necesarios para verificar depósitos y pagos de clientes.
- Documentos de Respaldo, Cuando Estén Disponibles
Podríamos solicitar invoices, contratos de préstamos, documentos de compra, reportes de payroll u otros documentos cuando necesitemos información adicional para clasificar o investigar correctamente una transacción.
¿No tienes todos los documentos? No hay problema. Podemos trabajar con la información disponible, identificar lo que sí puede verificarse y proporcionarte una lista de las transacciones o saldos que requieran información adicional.
Cómo Manejamos las Transacciones que No Podemos Identificar
Durante un cleanup, muchas transacciones pueden identificarse razonablemente utilizando el nombre del vendor, la descripción de la transacción, la actividad histórica, los documentos disponibles y la manera en que normalmente opera el negocio.
Cuando la información disponible respalda razonablemente una clasificación, podemos categorizar la transacción y continuar con el cleanup en lugar de detener todo el proceso por cada transacción individual.
Sin embargo, algunas transacciones requieren información adicional.
Cuando no podemos determinar razonablemente qué representa una transacción, no adivinamos simplemente para terminar los libros.
Al finalizar el cleanup, podemos proporcionarte una lista de las transacciones o saldos que requieren alguna aclaración o documentación adicional de tu parte.
Esto nos permite completar la mayor parte posible del cleanup y, al mismo tiempo, identificar claramente los elementos que todavía requieren tu participación.
Solicita una Revisión de QuickBooks Cleanup
¿No estás seguro de qué está mal en tu archivo de QuickBooks?
Agenda una consulta gratuita de 20 minutos para revisar tu archivo de QuickBooks. Hablaremos sobre los problemas que estás observando, realizaremos una revisión preliminar de tus libros y determinaremos si tu archivo de QuickBooks podría necesitar un cleanup.